Berkomunikasi di masa krisis seperti saat wabah covid-19 melanda tentu berbeda dengan memimpin di masa tenang. Perlu tips-tips dan strategi yang berbeda agar hasilnya sesuai dengan yang diinginkan. Pandemi Covid-19 adalah peristiwa yang belum pernah terjadi sebelumnya dalam sejarah modern. Namun, menurut Paul Argenti, Profesor Komunikasi Korporat di Tuck School of Business, pengalaman mengelola hal ini tidak harus unik. Mirip dengan krisis lain, seperti 9/11 dan krisis keuangan global, pekerja merasa takut dan khawatir. “Ketidakpastian memicu ketakutan,” katanya. “Orang-orang ketakutan dan bertanya-tanya, “Apa dampaknya bagi perusahaan saya, pekerjaan saya, dan masa depan saya?”
Peran Anda sebagai manajer adalah menampilkan kepercayaan diri dan keyakinan.” Meskipun situasinya bergerak cepat dan Anda tidak memiliki informasi yang sempurna, Anda harus jujur tentang apa yang Anda ketahui, kata Amy Edmondson, Profesor Kepemimpinan dan Manajemen Novartis di Harvard Business School.
“Tugas pertama adalah transparansi,” katanya. Jelaskan kepada tim Anda, “Inilah yang kami tahu, inilah yang kami tidak tahu, dan inilah yang kami lakukan untuk menutup celah itu.” Tugas kedua Anda adalah “menyampaikan optimisme dan harapan.” Namun, menyelesaikan kedua tugas ini bukanlah pekerjaan mudah. Berikut adalah rekomendasi untuk berkomunikasi di masa krisis dengan karyawan Anda selama waktu yang tidak pasti ini.
Menguatkan Diri. Sebelum Anda mengucapkan atau menulis sepatah dua patah kata kepada tim Anda, Anda perlu memahami tantangan yang ada di hadapan Anda, Argenti menjelaskan. Intinya, “Anda sedang mengajari mereka cara untuk berhasil dalam krisis,” katanya. “Ini adalah ujian utama kepemimpinan Anda dan peluang bagi Anda untuk menunjukkan kepada karyawan kualitas kepemimpinan Anda.” Pola pikir yang benar memegang peranan penting dan bersiap untuk hal-hal yang tak terduga. Jaga kesehatan, olah raga, tidur cukup. Ingat, seperti di pesawat udara, saat tekanan pesawat berkurang, Anda yang harus mengenakan masker oksigen terlebih dahulu sebelum menolong orang lain.
Membuat rencana. Selanjutnya Anda memerlukan strategi bagaimana dan kapan Anda akan berkomunikasi dengan tim Anda tentang situasi yang berkembang. Ketika organisasi Anda dalam krisis, Anda perlu “berkomunikasi lebih awal dan sering,” kata Argenti. “Diam-diam saja, tidak akan membawa hasil yang baik.” Tim Anda perlu tahu apa yang diharapkan, kapan dan seberapa sering mereka akan menerima informasi dari Anda serta dari pimpinan perusahaan Anda. Dia menyarankan untuk melakukan pertemuan kecil berkala dan one on one untuk memahami masalah yang paling mendesak dari anggota tim Anda.
Berhati-hatilah saat berkomunikasi di masa krisis ini. Berikut tipsnya:
- Pertimbangkan audiens Anda. Lihatlah dari sudut karyawan Anda, kata Argenti. Mereka ingin diyakinkan bahwa pada akhirnya ini semua akan baik-baik saja. Singkirkan ketakutan mereka sebanyak yang Anda bisa.
- Berhati-hati dengan informasi. Faktanya hari ini adalah, “tidak seorang pun dari kita memiliki pengetahuan apa yang akan terjadi di depan,” kata Edmonson. Jadi, Anda harus mengakui apa yang tidak Anda ketahui. Katakanlah, misalnya, seorang karyawan bertanya kepada Anda apakah akan ada PHK, dan Anda tidak yakin apakah itu akan terjadi. Argenti merekomendasikan untuk mengatakan sesuatu seperti: “Saya berharap saya bisa memberi tahu Anda dengan tepat apa yang akan terjadi. Kami memberi Anda pembaruan segera setelah kami mengetahuinya.”
- Jangan manis mulut. Mungkin maksud Anda baik, agar tidak membuat resah. Tetapi, kata Edmonson, itu tidak menguntungkan siapa pun. “Ketika Anda bermanis mulut, Anda dianggap sebagai pembohong,” katanya. Jika, misalnya, manajemen telah memutuskan untuk memotong gaji, tetapi belum mendapatkan jumlah yang tepat, jangan berpura-pura itu tidak terjadi. Selain itu, semua fakta akan terbuka seiring situasi yang berkembang. Ingat hal itu dapat menjadi bumerang.
- Bertanggung jawablah. Ini adalah tips berikutnya untuk berkomunikasi di masa krisis. Apa pun yang terjadi, jika Anda belum mendapatkan lampu hijau untuk berbagi informasi tentang PHK atau pemotongan gaji, atau apa pun. Jangan mengatakan apa-apa. “Anda bahkan tidak boleh memberi isyarat,” kata Argenti. Anda memiliki tanggung jawab kepada perusahaan untuk mengikuti aturan kebijakan. Bahkan Anda tidak bisa mengatakan: “Saya tidak seharusnya mengatakan ini kepada Anda, tapi …” Hal terbaik yang harus dilakukan, kata Edmonson, “Adalah mempertahankan kepedulian Anda sambil secara eksplisit mengakui tingginya tingkat ketidakpastian yang saat ini ada.” Dia merekomendasikan untuk mengatakan, “Kita semua berharap kita tidak berada dalam situasi ini, tetapi kita harus bekerja sama untuk melakukan yang terbaik di tengah ketidakpastian, tantangan, dan kekacauan yang disebabkan oleh krisis ini.”
- Berusaha menginspirasi. Gunakan bahasa yang membangkitkan semangat untuk mendorong semua orang untuk bekerja bersama, kata Edmonson. Dia merekomendasikan untuk mengatakan sesuatu seperti, “Saya percaya pada setiap kemampuan Anda – dan saya bahkan lebih percaya pada kemampuan bersama. Kita bisa melakukan ini bersama.” Akui “apa yang Anda hadapi” dan akui bahwa akan ada masa-masa sulit di masa depan. Ekspresikan harapan Anda bahwa Anda semua akan melewati krisis ini dan Anda percaya akan masa depan jangka panjang organisasi Anda, kata Argenti. “Bersikaplah antusias seperti yang Anda bisa, tidak terlalu positif dan tidak terlalu negatif,” tambahnya.
- Tawarkan Dukungan. Ini tips terakhir untuk berkomunikasi di masa krisis. “Anda tidak dapat mengelola emosi orang lain; yang bisa Anda lakukan adalah meminimalkan rasa takut yang mereka miliki, ”kata Argenti. Karena sebagian besar karyawan bekerja dari jarak jauh, Anda tidak dapat mengandalkan percakapan di Zoom untuk mengukur emosi mereka. “Tidak akan ada cukup pertemuan Zoom di dunia untuk menebus apa yang hilang ketika tim Anda tidak bersama secara fisik.” Dengarkan dengan cermat apa yang ditanyakan dan dikatakan. Kebanyakan orang perlu mendengar bahwa mereka akan baik-baik saja, kata Argenti.
