Manajemen Rapat. Apakah Anda sering mengadakan rapat? (meeting) Mengapa kita mengadakan rapat? Seberapa sering Anda menghadiri rapat yang menurut Anda tidak penting? Atau justru saat rapat penting banyak yang tidak hadir?
Secara umum adakanlah rapat bila Anda memiliki alasan yang tepat untuk mengadakannya seperti ketika Anda:
1. Membutuhkan seluruh kelompok untuk memberikan informasi mengenai sebuah masalah
2. Menginginkan tim untuk berpartisipasi dalam pemecahan masalah & pengambilan keputusan
3. Perlu memperjelas suatu isu yang tak mungkin dijelaskan secara perorangan
4. Ingin membagi informasi dengan seluruh kelompok atau membuat orang sadar akan masalah tertentu
5. membutuhkan masukan dari anggota kelompok akan masalah tertentu
6. mengklarifikasi masalah, isu, tanggung jawab akan bidang-bidang tertentu
7. merasakan adanya dorongan yang kuat dari tim untuk bertemu
Siapa yang harus hadir dalam rapat? Ini adalah pertanyaan mendasar yang jika dipenuhi – tidak akan terjadi rapat yang membuang-buang waktu. Entah karena topiknya kurang nyambung, terlalu banyak yang diundang atau terlalu sedikit yang diundang sehingga membutuhkan waktu lagi untuk mengambil keputusan.
Jadi, berapa orang yang kita undang? Ingatlah aturan ini: 8-18-1800
1. 8. Jika Anda harus memecahkan sebuah masalah undanglah tak lebih dari 8 orang. Lebih dari 8 orang dalam suatu ruangan selalu menyebabkan lebih banyak masalah daripada yang diselesaikan.
2. 18. Jika Anda ingin melakukan sesi brain storming maka Anda bisa mengundang hingga 18 orang. Hanya saja, jangan mencari konsensus dari jumlah peserta yang sedemikian besar.
3. Jika Anda ingin menyebarluaskan informasi, kirimkanlah sebuah memo. Oh, bukankah Anda telah memutuskan untuk menggelar rapat? Maka jika Anda ingin mengobarkan antusiasme tim dengan memperkenalkan sebuah produk baru, maka semakin ramai jumlah peserta rapat, suasana semakin baik. Undanglah 1800 orang atau lebih.
Siapa yang sebaiknya hadir?
Semua orang yang terpengaruh secara langsung sesuai dengan batasan aturan 8-18-1800. Ini berarti sesekali Anda harus membuat keputusan yang sulit. Tetapi, karena itulah Anda menjadi seorang manajer. Aturan adalah aturan. Langgarlah dan akan ada konsekuensi yang akan timbul karena keputusan itu. Bayangkan rasa frustasi yang dialami oleh 30 orang yang berusaha membuat suatu keputusan. Mereka akan mengingat bahwa Andalah yang mengundang rapat tersebut dan mereka akan berpikir kembali dikemudian hari ketika Anda mengundang mereka kembali untuk rapat.
sumber: Menyelenggarakan Rapat (Pocket Mentor Running Meeting)
gambar
Manajemen Rapat
