Memimpin Rapat dengan Terampil. Berikut adalah pedoman dasar untuk memimpin rapat.. Jika Anda menguasai elemen-elemen berikut, maka Anda akan menjadi penyelenggara rapat profesional!
Ikuti agenda. Ini adalah petunjuk utama. Anda telah melakukan segala persiapan untuk menyusun agenda dan untuk memastikan rapat berjalan dengan sukses. Jadi, begitu Anda memulai rapat, jangan teralihkan oleh topik-topik yang tak ada dalam agenda. Tetaplah berada dalam jalur. Jika Anda melenceng dari agenda, Anda akan kehilangan fokus dengan cepat. Anda hanya akan menuai kecaman dari seluruh peserta.
Ingat, lebih baik Anda memulai dengan masalah – masalah yang mudah: sebuah laporan singkat atau keputusan sederhana yang harus dibuat. Hal ini akan memudahkan jalan bagi diskusi tentang masalah-masalah yang lebih rumit. Ketika diskusi sedang berlangsung, perhatikan arah diskusi dan batas waktu – atau tugaskan seseorang untuk menjadi time keeper. Putuskan ketika kelompok mencapai kesepakatan tentang suara topik, umumkan kesepakatan tersebut kepada semua peserta, kemudian lanjutkan rapat,.. dan jangan terbawa suasana.
Tip : untuk rapat kecil, agenda Anda bisa lebih longgar. Namun, untuk kelompok yang lebih besar, semakin terstruktur agenda Anda, semakin efektif rapat Anda.
Pastikan semua sudut pandang didengarkan. Sebagai pemimpin, Anda wajib mendengarkan pemikiran semua orang. Jika tidak, setelah rapat Anda akan mendapati beberapa peserta yang marah dan mengatakan kepada Anda – atau lebih buruk lagi, kepada orang lain – bahwa mereka diabaikan. Jadi, mintalah umpan balik dari peserta secara reguler – pada saat jeda dalam rapat, atau paling tidak setelah mendiskusikan satu item dalam agenda.
Ada beberapa cara untuk mendapatkan umpan balik:
· Ajukan pertanyaan umum, seperti, “Apakah ada yang kita lupakan?”
· Beri kesempatan kepada mereka yang cenderung diam untuk bicara. Atau, persilakan mereka secara langsung untuk bicara.
· Jika rapat Anda diikuti lebih dari sepuluh orang, pecahlah kelompok tersebut menjadi beberapa kelompok kecil beranggotakan dua atau tiga orang, dan mintalah masing-masing kelompok untuk memberikan laporan.
· Berikan waktu yang cukup bagi masing-masing kelompok untuk berpikir. Jangan terburu-buru melakukan voting atau mengambil keputusan.
· Jika semua hal ini gagal, mintalah seseorang untuk menjadi devil’s advocate guna menyulut perdebatan.
CATATAN : Semua sudut pandang berharga, tapi pada kenyataannya, tak semua sudut pandang memiliki bobot yang sama. Anda perlu menyadari hal ini. Sebagai contoh, seorang manajer senior mungkin membuka rapat dengan mengutarakan tujuan dan sasaran rapat. Lalu, Anda bisa meminta anggota senior untuk menunggu giliran untuk menyampaikan pendapatnya tentang masalah yang dibahas setelah semua peserta lain berbicara.
Jangan lupa bahwa Andalah yang telah mengadakan rapat tersebut dan berpikir keras tentang siapa yang harus hadir. Jadi, tidaklah Anda ingin memberikan kesempatan kepada setiap peserta untuk berbicara?
Jaga agar rapat tetap fokus. Ini adalah tips berikutnya untuk memimpin rapat dengan terampil. Bahkan ketika Anda meminta pendapat semua peserta, sangatlah penting untuk menjaga rapat tetap terfokus pada agenda. Anda dapat menjaga fokus dengan cara merangkum dan meninjau kemajuan rapat yang telah dicapai. Catatlah ide-ide yang diutarakan tentang topik tertentu di flip chart. Garis bawahi perpindahan dari satu item Agenda atau sasaran ke item berikutnya. Dan berhentilah secara periodik untuk mengingatkan kelompok tentang kemajuan rapat dan ke mana mereka kan menuju. Semua tindakan ini dapat membantu Anda menjaga rapat tetap terfokus.
Sadari diri Anda sebagai pemimpin. Setiap saat Anda perlu menyadari bahwa Anda adalah pemimpin yang mengembang tanggung jawab. Cara Anda bertindak selalu pemimpin dan fasilitator menciptakan suasana yang mendorong peserta untuk memberikan kontribusi dan menjaga diskusi tetap berada di jalur yang benar.
Berikut beberapa poin yang perlu Anda ingat ketika memimpin rapat :
· Pantaulah tingkat partisipasi Anda sendiri untuk memastikan Anda tidak mendominasi diskusi.
· Mungkin orang yang pemalu atau pendiam untuk berkontribusi –kendalikan para penyela dan pendominasi.
· Bersikaplah positif dan menyemangati terhadap apa yang dikatakan peserta.
· Pujian adalah cara yang sederhana dan efektif untuk membuat peserta senang.
· Campur tanganlah jika seorang peserta mengkritik atau menyerang kontribusi lainnya.
Tip untuk mendapatkan partisipasi penuh
· Pantaulah tingkat partisipasi Anda sendiri untuk memastikan Anda tidak mendominasi diskusi.
· Bersikaplah positif dan menyemangati terhadap apa yang dikatakan peserta.
· Catatlah masukan setiap peserta di flip chart.
· Ketika Anda merasa semua orang tertarik untuk mendiskusikan poin tertentu, mulailah perhatikan dan dengarkan siapa saja yang ingin mengutarakan pendapat. Lalu persilakan mereka berbicara dengan menggunakan kontak mata serta anggukan, atau dengan mengatakan, “Mari kita dengarkan pendapat Rab dahulu, lalu Sue, kemudian Tonio.”
· Untuk mendapatkan masukan dari semua peserta, Anda dapat meminta langsungnya dari orang-orang yang hadir. Tapi ingat hal ini bisa memakan banyak waktu, jadi hanya gunakan untuk masalah-masalah yang penting saja.
· Perhatikan bahasa tubuh para peserta. Jika seseorang mencondongkan tubuhnya ke depan, itu mungkin berarti ia ingin mengutarakan sesuatu. Tanyakan, “Phil, apakah Anda ingin menyampaikan sesuatu?”
· Bila perlu, mintalah pendapat dari orang yang belum berkontribusi.
· Ingatlah bahwa diam tidak selalu berarti berpartisipasi. Pekalah terhadap kebutuhan orang untuk mendengarkan.
· Pecahlah kelompok menjadi beberapa kelompok kecil beranggotakan dua atau tiga orang, dan mintalah masing-masing kelompok untuk memberikan laporan.
· Jangan terburu-buru melakukan voting atau mengambil keputusan sebelum Anda mendengarkan semua sudut pandang.
Selain itu, ingatlah untuk menggaris bawahi kesepakatan yang telah dicapai – tulislah di flip chart atau papan tulis sehingga dapat dilihat oleh semua orang. Catatan poin-poin yang telah di setujui ini menekankan apa yang telah disepakati oleh kelompok dan menjaga agar kelompok tidak kembali membahas hal yang sudah di setujui.
Ketika Anda merasa semua orang tertarik untuk mendiskusikan isu tertentu, mulailah perhatikan dan dengarkan siapa saja yang ingin mengutarakan pendapat. Lalu agar Anda memimpin rapat dengan terampil, persilakan mereka bicara dengan menggunakan kontak mata serta anggukan, atau dengan mengatakan “ Mari Kita dengarkan pendapat Sue dahulu, lalu Rob, kemudian Alicia”
Apakah semua ini terdengar berlebihan? Tidak juga –semua itu adalah titik-titik yang umum untuk memimpin rapat dengan terampil
Catatan: mencatat komentar di flip chart atau papan tulis memperlihatkan kepada anggota kelompok bahwa masukan mereka dihargai. Hal ini juga membantu Anda melacak poin-poin dan keputusan penting. Berikut beberapa saran:
· Buatlah agar komentar yang Anda catat dapat dilihat oleh semua peserta
· Selama sesi sumbang saran, catatlah setiap kontribusi yang diberikan. Lalu nomori, lingkari, beri tanda bintang, atau tandai halaman-halaman catatan Anda ketika kelompok mengevaluasi, memprioritaskan, dan mengambil keputusan tentang ide-ide yang dihasilkan.
· Buatlah daftar terpisah – kadang–kadang berfungsi sebagai “tempat parkir” –mengenai hal-hal yang perlu ditangani setelah rapat.
sumber: Menyelenggarakan Rapat (Pocket Mentor Running Meeting) (untuk Memimpin Rapat dengan Terampil)
gambar
Memimpin Rapat dengan Terampil
