Lintas Fungsi (Cross Function). Joko adalah seorang supervisor senior yang sukses memimpin timnya. Karena kebutuhan perusahaan, dia ditugaskan untuk memimpin sebuah tim Lintas Fungsi yang bertujuan untuk menciptakan cara baru bagaimana mengkomunikasikan produk perusahaan mereka kepada pelanggan. Dia berpikir bahwa peran ini tidak berbeda dengan peran yang telah dijalaninya selama ini dan dia senang karena akan bekerja dengan orang dari berbagai departemen.
Saat bertemu orang-orang yang tergabung dalam tim Lintas Fungsi pertama kali, Joko senang karena mereka adalah orang yang terbaik yang ada di departemen mereka sehingga Joko berasumsi bahwa dia bisa mendelegasikan tugas kepada mereka dan bertemu untuk membicarakan perkembangan project lintas fungsi tersebut. Menurutnya, ini adalah cara yang paling baik karena selama ini ia melakukan hal tersebut dengan timnya. Tetapi, apa yang terjadi?
Pada setiap progress meeting, yang terjadi adalah adu argumen tentang siapa yang masalahnya harus diprioritaskan terlebih dahulu. Selain itu, mereka juga berdebat mengenai cara pandang terhadap suatu hal yang harus dikerjakan. Lama kelamaan, Joko melihat bahwa dalam setiap pertemuan, yang terjadi bukanlah progress report, tetapi pekerjaan yang macet, orang yang frustasi dan terdemotivasi. Joko berpikir bahwa jika dia mempunyai anggota tim lintas fungsi yang berpengalaman dan mempunyai skill yang tinggi, pekerjaan akan lebih mudah dijalankan. Kenyataan ini membuatnya mulai berpikir untuk mensupervisi pekerjaan mereka satu persatu.
Dan itu pasti akan banyak memboroskan waktu serta melelahkan.
Mengapa hal ini terjadi?
Tim Lintas Fungsi
Lintas fungsi didefinisikan sebagai sekelompok orang yang mempunyai latar belakang yang berbeda-beda yang bekerja untuk mencapai tujuan bersama. Tim lintas fungsi berbeda secara signifikan dengan tim fungsional. Misalnya, orang pemasaran pada umumnya berbicara menggunakan “bahasa yang sama,” dan mereka memiliki pemahaman yang lebih kurang sama tentang misi yang diemban departemen mereka. Sedangkan, pada tim Lintas Fungsi, Anda akan memiliki perwakilan dari beragam spesialisasi: keuangan, akuntansi, operasional, hukum, sumber daya manusia – dimana setiap orang memiliki sudut pandang sendiri sesuai dengan pekerjaan yang dilakukannya sehari-hari. Keragaman ini adalah alasan mengapa tim lintas fungsi sangat efektif, tetapi juga alasan mengapa mereka sering bermasalah.
Pentingnya peran Pemimpin dalam Lintas Fungsi
Fungsi Anda untuk mengelola tim lintas fungsi tidaklah cukup. Anda harus memimpinnya. Kepemimpinan yang kuat akan menciptakan dan mendorong pembentukan tim yang solid. Ia merupakan kunci untuk keberhasilan Anda. Karena banyaknya tekanan dari luar, tim ini harus memiliki kekuatan internal dan komitmen yang teguh di antara anggotanya. Pada saat yang sama, pemimpin tim harus mengetahui dengan tepat kapan dan bagaimana untuk mengijinkan anggotanya – yang ahli di bidangnya masing-masing – untuk memimpin. Lagi pula banyak individu dalam tim lintas fungsi yang tahu lebih banyak tentang sebuah masalah – dari perspektif mereka sendiri tentunya – daripada pemimpin tim.
Karena itu, situasi ini membutuhkan kepemimpinan yang dijalankan dengan hati-hati. Tugas harus dijalankan dengan ketat, terkoordinasi dan terorganisir, namun anggota tim bebas untuk mengekspresikan bakat dan keahlian yang diperlukan. Dengan cara demikian, maka sang pemimpin akan mampu menggunakan gaya kepemimpinan yang tepat – yang merupakan kunci untuk memimpin sebuah tim lintas fungsi yang efektif.
Pentingnya mendapatkan dukungan dari manajemen dalam Lintas Fungsi
Salah satu tanggung jawab utama pemimpin tim Lintas Fungsi adalah untuk memastikan bahwa tim lintas fungsi mendapatkan dukungan penuh dari stakeholder kunci dalam organisasi. Para manajer di setiap area fungsional yang terlibat harus mendukung proyek tersebut. Tujuan tim lintas fungsi harus dilihat sebagai prioritas. Karena kalau tidak, akan terlalu sulit bagi anggota tim untuk menemukan dan menentukan waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas mereka. Sangat penting untuk di ingat bahwa hubungan antara departemen fungsional dan tim lintas fungsi adalah dinamis. Oleh karena itu, pastikanlah untuk memantau hubungan dan prioritas secara teratur dengan tim fungsional yang ada.
Menetapkan Tujuan yang Jelas
Sebelum Anda dapat meyakinkan perusahaan bahwa tujuan tim Lintas Fungsi yang Anda pimpin adalah penting dan perlu mendapatkan prioritas, anggota tim lintas fungsi harus terlebih dahulu mempunyai satu suara akan hal ini. Hal ini akan membantu agar project dapat berjalan on track. Karena itu, bila diperlukan dapat dibuat sebuah kesepakatan di antara anggota tim sebagai sebuah cara agar semua orang fokus serta menjadi standar dasar untuk bekerja bersama-sama.
Satu hal yang penting dipertimbangkan adalah: pentingnya meng-align tujuan dari departemen masing-masing ke dalam tujuan tim lintas fungsi. Jika tujuannya tidak align, maka akan sulit bagi tim lintas fungsi untuk fokus dan bertanggung jawab terhadap tugas yang dilakukannya.
Perlunya Komunikasi yang Jelas
Anggota tim Lintas Fungsi (Cross Function) dapat berasal dari seluruh seluruh organisasi, sehingga mereka perlu memahami apa yang terjadi dan apa yang diharapkan sehingga tujuan tim lintas fungsi dapat diserap dengan baik oleh semua pihak yang terlibat. Dengan berkomunikasi yang tepat sejak awal, Anda dapat menghindari gosip dan mis informasi yang bisa terjadi sehingga meningkatkan kesadaran akan tujuan tim dan membangun hubungan yang baik.
Anggota tim sendiri harus memahami untuk berbicara dengan orang-orang yang tepat dalam departemen mereka tentang progress tim lintas fungsi yang sedang mereka kerjakan. Dengan demikian mereka dapat menjelaskan manfaat dan risiko dari keputusan yang telah diambil dengan bahasa mereka sendiri. Hal ini membantu untuk mengurangi ketidakpercayaan dan memberikan anggota tim lintas fungsi kesempatan untuk menunjukkan bahwa mereka mendukung tim lintas fungsi walaupun bisa jadi ada pertentangan dari departemen mereka sendiri.
Manajemen Waktu
Ketika Anda memimpin sebuah tim lintas fungsi, Anda perlu berhati-hati untuk mengelola harapan anggota tim dan manajer fungsional mereka mengenai waktu. Karena ketika anggota tim lintas fungsi mengerjakan tugas mereka, maka akan ada waktu yang berkurang untuk mengerjakan tugas dari departemen. Karena itu harus terjadi pemahaman timbal balik antara pimpinan departemen dan pimpinan tim lintas fungsi. Anggota tim tidak perlu merasa terpecah antara departemen mereka dan kebutuhan tim. Selain itu, pemimpin departemen dapat memberikan delegasi untuk membuat keputusan kepada anggotanya yang terlibat dalam tim lintas fungsi agar tim ini berjalan efektif.
gambar:virtusitalia.it
Lintas Fungsi (Cross Function)
