Kaizen adalah istilah dalam bahasa Jepang yang berarti ‘perubahan menuju yang lebih baik’. Dalam bahasa lain, kita juga bisa mengartikannya sebagai perubahan / peningkatan yang berkelanjutan. Kaizen pertama kali diperkenalkan pada skala bisnis untuk membuat perusahaan dapat selalu meningkatkan sistem dan operasi mereka dengan melibatkan para karyawan. Perubahan tersebut dilakukan secara terus menerus dan terstruktur.
Istilah Kaizen dikenal sebagai filosofi bisnis yang bertujuan membuat lingkungan kerja lebih efisien. Bagaimana caranya? Perubahan menuju ke arah yang lebih baik bisa menyangkut sisi quality control, standar pekerjaan, pengiriman barang yang tepat waktu, penggunaan peralatan yang efisien, dan mengeliminasi serta menghindari hal yang tidak berkaitan dengan tujuan perusahaan atau sia – sia.
Poin yang paling penting didalamnya adalah berbagai perubahan tidak harus terjadi dari sisi manajemen perusahaan saja, tetapi juga bisa dari sisi karyawan. Dan perubahan tidak harus terjadi secara cepat dan besar. Perubahan kecil pun dipercaya bisa memberikan perubahan yang sangat besar.
Banyak perusahaan yang saat ini sudah mengimplementasikan konsep ini. Terutama perusahaan – perusahaan besar seperti Toyota. Perusahaan juga mulai sadar untuk memberikan pemahaman terkait Kaizen kepada karyawan mereka dengan berbagai pelatihan – pelatihan yang diberikan.
Tujuan dari Kaizen mungkin mirip dengan Lean Management. Namun, dalam implementasi serta prinsip – prinsipnya nanti, kita mungkin akan bisa melihat beberapa perbedaan.
Prinsip – Prinsip yang ada dalam Teknik Kaizen
Terdapat 4 prinsip utama yang perlu diingat,
- Gambaran / Visualisasi
Untuk mempermudah perusahaan mengimplementasikan konsep Kaizen, perusahaan perlu melakukan visualisasi proses perubahan yang ingin dilakukan. Jika tidak divisualisasikan maka kita hanya akan meraba – raba. Selain itu, jika terjadi sesuatu diluar dugaan atau jika perubahan tersebut memberikan dampak positif yang besar, kita tidak memiliki data perjalanannya.
Bagaimana menggambarkannya? Perusahaan tidak perlu membeli tools – tools keren yang mahal, cukup tools simple atau melakukan teknik brainstorming dan menggambarkannya di papan. Track record bisa dengan menggunakan foto.
- Pengukuran
Bukan mengukur beda atau barang, ya. Pengukuran digunakan untuk mengamati sejauh mana progress dari implementasi yang dilakukan. Konsisten adalah kunci utama implementasi Kaizen, sehingga setiap ada perubahan harus dilihat perkembangannya agar dapat dinilai keefektifannya. Mengukur perkembangan juga bisa membantu perusahaan untuk tetap fokus pada tujuan yang ingin dicapai.
- Perbaikan/Peningkatan
Perubahan menuju ke arah yang lebih baik perlu dilakukan oleh perusahaan dalam segala aspek mulai dari proses, produk, karyawan, dan lingkungan.
- Pengulangan
Kaizen menuntut bisnis dan perusahaan untuk dapat menerapkan proses ini secara berulang dan konsisten karena kondisi pasar dan lingkungan juga akan berubah secara terus menerus. Tidak ada yang konstan, sehingga perusahaan perlu berjaga dan meningkatkan kualitas.
Manfaat Kaizen dalam Bisnis dan Karir
Kaizen menjadi filosofi yang sangat berguna bagi perusahaan dan bisnis. Saat kita mengetahui makna dan tujuan dari implementasinya, tentunya kita sudah bisa menduga – duga apa saja manfaatnya dalam bisnis. Beberapa manfaat penerapan Kaizen dalam bisnis adalah sebagai berikut.
- Meningkatkan efisiensi
Kaizen menuntut proses yang berulang dan meningkat. Artinya saat mengimplementasikan prinsip ini, perusahaan sebaiknya terus berusaha meningkatkan proses bisnisnya. Peningkatan proses melahirkan efisiensi di setiap cycle implementasi. Lama kelamaan, perusahaan bisa meningkatkan efisiensi di berbagai aspek mulai dari proses, produk, sumber daya, dan lingkungan. Tentunya, hal ini menjadi berita baik karena perusahaan mampu meningkatkan performa mereka.
- Meningkatkan keamanan
Implementasi Kaizen tidak bisa diimplementasikan setengah – setengah melainkan harus menyeluruh ke setiap elemen perusahaan. Elemen tersebut menyangkut pada keamanan dalam proses. Misalnya keamanan dalam bekerja, memproduksi produk, dan keamanan bisnis seperti finansial.
Semakin konsisten perusahaan menerapkan prinsip Kaizen maka semakin dekat perusahaan dalam mengidentifikasi celah – celah perbaikan.
- Kerja sama
Prinsip kaizen lahir dari kerja sama. Sehingga implementasinya juga memfokuskan objektif yang berhubungan dengan kerja sama. Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, prinsip ini tidak bisa setengah – setengah. Artinya setiap elemen perusahaan perlu berkontribusi. Hasil dari kontribusi masing – masing elemen perusahaan termasuk karyawan adalah kerja sama yang bagus dan bersinergi.
- Mengurangi biaya dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya
Keberhasilan perusahaan dalam meningkatkan efisiensi melahirkan manfaat lain yang tidak kalah penting, pengurangan biaya dan pengoptimalan sumber daya. Berkat celah – celah yang ditemukan saat mengimplementasikan Kaizen, perusahaan bisa meningkatkan efisiensi dengan menargetkan beberapa objektif diantaranya yang berkaitan dengan biaya dan sumber daya.
Contoh Penerapan
Terdapat beberapa perusahaan yang sudah mengimplementasikan prinsip Kaizen pada bisnis mereka, diantaranya.
- Toyota
Salah satu contoh penerapan prinsip Kaizen pada Toyota terletak pada sistem produksi Toyota. Kaizn meningkatkan kenyamanan bagi karyawan dalam bekerja, menyadarkan karyawan tentang perlunya perbaikan ke arah yang lebih baik dalam pekerjaan, dan tidak ragu untuk menyampaikan ide.
Setiap karyawan wajib untuk meningkatkan prosedur standar meskipun sudah ada secara konsisten dan menghindari ‘waste’ atau hal yang sia – sia.
- Ford Motor Company
Ford sudah lama bersinergi menggunakan prinsip ini bersama Automotive Academy. Mereka bekerja sama untuk mensosialisasikan filosofi Kaizen kepada karyawan Ford. Bahkan dalam salah satu statement Ford yang dikutip dari channel berita situs am-online.com menyatakan bahwa Kaizen menjadi elemen penting untuk meningkatkan kualitas dan produktivitas fasilitas Ford.
- Nestle
Perusahaan besar seperti Nestle juga menggunakan konsep Kaizen untuk meningkatkan proses dan mengeliminasi berbagai hal yang sia – sia dalam bisnis. Dengan begitu, Nestle bisa meningkatkan produktivitas secara massive dan tetap menjadi salah satu pemimpin pasar.
- Mayo Clinic
Mayo Clinic juga mengadopsi teknik Kaizen untuk dalam program implan koklea mereka. Dari pengamatan yang dilakukan terhadap implementasi prinsip Kaizen diperoleh bahwa efisiensi kinerja Mayo Clinic untuk program implan koklea meningkat di berbagai aspek.
referensi & gambar: mindtools, kaizenwebsites, Toyota UK Magazine, thedorseygroup, leansixsigmadefinition
