Mengerjakan lebih banyak di waktu yang lebih sedikit adalah harapan banyak orang, salah satunya saya. Berikut adalah tips dari Elizabeth Grace, salah seorang coach yang dimuat di Harvard Business Review mengenai 5 strategi agar kita bisa mengerjakan sesuatu lebih banyak dengan waktu yang lebih sedikit.
Sebagai time managament coach yang bekerja dengan orang-orang yang perlu menyelesaikan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat, saya menemukan bahwa menggunakan satu dari lima strategi ini dapat menghemat waktu Anda setiap minggu.
Clarify Actual Expectations. Ketika Anda melakukan tugas penting, bicarakan dengan pemangku kepentingan utama tentang apa yang mereka harapkan dari Anda terlebih dahulu. Mungkin mereka membutuhkan file presentasi dalam PowerPoint, atau mungkin tidak. Mungkin mereka membutuhkan pekerjaan dengan nilai A+ atau mungkin B+ sudah cukup. Mungkin mereka membutuhkan rencana yang komprehensif atau mungkin hanya sketsa awal yang saja.
Salah satu klien saya -yang bekerja di industri keuangan- bercerita, ia bisa menghemat banyak waktu ketika ia mengetahui bahwa yang diperlukan hanyalah informasi yang cukup untuk mengambil keputusan go or not go. Dengan mengklarifikasi apa yang sebenarnya dibutuhkan Anda dapat menghemat waktu untuk memutuskan apa yang harus dilakukan dan menyelesaikan tugas.
Re-Use Previous Material. Kemampuan Anda untuk mengurangi waktu dengan menggunakan kembali dan mendaur ulang pekerjaan akan bervariasi tergantung pada tanggung jawab Anda. Tetapi di mana Anda bisa, menyalin (copy), menempel (paste), dan mengedit (edit), yang bisa terjadi dengan email, presentasi, pelatihan, proposal, dan hampir semua jenis aktivitas lain di mana Anda berkomunikasi dengan sesuatu yang sangat mirip- untuk menghemat waktu Anda.
Strategi ini telah terbukti paling membantu bagi klien saya yang bergerak di bidang training atau yang mengajar. Saat Anda terdesak waktu, maka menggunakan sesuatu yang sudah Anda miliki untuk menghemat jam dan memberikan konten terbaik. Pembicara top cenderung memberikan pidato yang sama berulang-ulang.
Develop Templates and Checklists. Agar dapat mengerjakan lebih banyak pada tugas-tugas rutin, buatlah template atau check list. Misalnya, saya memiliki template email yang saya isi setiap tahun untuk dikirim ke akuntan dengan informasi pajak akhir tahun saya. Dan secara bulanan, saya mempunyai template daftar keuangan bulanan.
Anda bisa membuat template untuk kegiatan seperti menyusun laporan mingguan, presentasi, atau agenda rapat. Anda juga bisa membuat check list untuk perencanaan mingguan, pertemuan one-on-one, atau kegiatan berulang lainnya. Template dan check list memungkinkan Anda melakukan pekerjaan dengan baik dalam waktu yang lebih singkat karena Anda tidak perlu menghabiskan waktu mengingat apa yang harus dilakukan atau memutuskan pada langkah berikutnya.
Anda dapat menyimpannya di dalam sistem yang canggih, tetapi saya mendapati bahwa seringkali hanya dengan mencatatnya dalam dokumen Word sudah cukup.
Make It a Conversation. Bergantung pada apa yang perlu Anda capai, Anda berpeluang menghemat waktu dengan menyampaikan apa yang telah Anda lakukan secara lisan. Misalnya, mungkin manajer Anda meminta Anda untuk meneliti topik tertentu. Daripada menyampaikannya dalam bentuk presentasi formal, Anda bisa membuat catatan dan kemudian menyampaikannya pada sesi one-on-one.
Strategi ini juga dapat bekerja dengan baik jika Anda perlu berkomunikasi tentang konsep yang lebih abstrak, seperti desain misalnya. Salah satu klien saya merasa jauh lebih cepat untuk berkomunikasi dengan seorang arsitek dengan menyampaikannya secara verbal daripada mencoba menuliskannya.
Time Box Your Work. Strategi terakhir untuk mengerjakan lebih banyak adalah menentukan terlebih dahulu berapa banyak waktu yang akan Anda habiskan untuk hal tertentu, dan kemudian berpegang teguh pada patokan waktu itu. Misalnya, jika Anda cenderung berlama-lama pada tahap penelitian, Anda perlu mengatakan pada diri sendiri bahwa Anda harus berhenti setelah satu atau dua jam. Atau jika Anda kesulitan membuat draft awal, maka Anda dapat memutuskan sebelumnya, berapa banyak waktu yang ingin Anda investasikan untuk mendapatkan sesuatu yang diketik.
Hal ini tidak menjamin bahwa Anda akan menyelesaikan pekerjaan dalam waktu yang ditentukan. Namun, hal ini pasti dapat membantu anda lebih fokus. Kita semua memiliki batas sehingga kita tidak dapat berjanji bahwa semuanya akan dilakukan dengan menggunakan strategi di atas. Tetapi ketika Anda menggunakan teknik ini, Anda bisa mengerjakan lebih banyak dalam waktu lebih sedikit.
Elizabeth Grace Saunders adalah seorang time management coach dan pendiri Real Life E Time Coaching & Speaking. Dia penulis buku How to Invest Your Time Like Money dan Divine Time Management. temukan lebih banyak di www.ScheduleMakeover.com. Picture: easywallprints.com
