Mendokumentasikan file. Pernahkah Anda membiarkan atasan Anda atau klien Anda menunggu lama di telepon sementara Anda mencari informasi dalam berkas yang mereka butuhkan dari setumpukan dokumen yang ada di meja Anda? Jika itu pernah terjadi, sebaiknya hal itu dihindari karena Anda membuat mereka menunggu untuk hal yang seharusnya bisa didapatkan dalam waktu yang singkat.
Apalagi jika salah satu komponen pekerjaan Anda berhubungan dengan penyediaan data bagi orang lain. Tentu saja semakin lama Anda mencari sebuah berkas, maka akan semakin panjang antrian berkas yang harus Anda cari.
Bagaimana pun juga, meminimalisir waktu tunggu orang lain saat membutuhkan dokumen dari kita adalah tanggung jawab kita walau sebosan apa pun kondisi kita dengan hal tersebut. Mari bayangkan hal sebaliknya: Anda mendokumentasikan dokumen dengan sangat baiknya, sehingga bila ada yang bertanya, Anda membutuhkan waktu yang singkat sehingga membuat orang yang membutuhkan dokumen itu terkesan. “Wah, cepat sekali..!”
Walau pun kini eranya email dan internet, namun kita tak bisa lepas dari dokumen yang ada sejak jaman Romawi, kertas. Terkadang dokumen yang datang banyak sekali sehingga kita perlu memiliki proses dokumentasi yang baik karena suatu saat dokumen-dokumen ini akan digunakan kembali. Karena itu sangatlah penting menyediakan informasi yang tepat di saat dibutuhkan sehingga kegunaan dokumen tersebut untuk analisis berikutnya bisa optimal.
Yang terjadi, kadang kita membuang waktu kita –dan waktu orang lain juga- untuk mencari dokumen yang entah di mana di salah satu lemari cabinet kita. Proses yang seharusnya mudah menjadi sulit karena kita stress karena sudah ada orang yang menunggu. Karena itu, penting sekali bagi kita semua untuk dapat mengatur dokumen dengan baik sehingga pekerjaan kita dapat selesai pada waktunya.
Ketika Anda menerima dokumen baik dari kolega, vendor atau pelanggan, godaan terbesarnya biasanya “Ah, ditaruh sebentar di tumpukan, nanti saja”. Lama kelamaan dokumen yang ada menumpuk sehingga proses mendokumentasikan file menjadi lama. Apalagi jika sudah ada pekerjaan lain yang mendesak. Dan inilah awalnya mengapa mencari mencari dokumen saja lama sekali.
Karena itu, rencakanlah proses mengelola dokumen ini dengan baik. Beberapa tips yang dapat dijalankan:
1. Hindari mendokumentasikan file yang tidak perlu. Saat Anda menerima dokumen pertama kali, lihatlah baik-baik apakah dokumen ini perlu Anda simpan atau tidak. Jika tidak, berikan kepada bagian lain yang relevan. Semakin banyak dokumen yang tidak berhubungan dengan pekerjaan Anda, semakin sulit Anda mencarinya kembali.
2. Gunakan metode yang konsisten untuk mendokumentasikan file. Misalnya, bagilah folder utama untuk: Pelanggan, Kolega dan Provider. Berilah kode yang mudah Anda ingat. Atau, gunakan folder yang berbeda warna untuk lebih memudahkan pencarian jika dokumen Anda sudah banyak sekali.
3. Jadikan satu dokumen yang berhubungan. Sebaiknya dokumen dari project yang sama dijadikan satu walaupun formatnya berbeda-beda. Hal ini akan lebih memudahkan pencarian dari pada pengelompokan berdasarkan sub topiknya.
4. Pisahkan dokumen yang sudah selesai dengan yang masih dikerjakan. Beberapa orang meletakkan dokumen yang masih dikerjakan ditempat yang mudah dijangkau. Saat pekerjaan sudah selesai, mereka memindahkan dokumennya ke tempat penyimpanan.
5. Pecah menjadi bagian kecil. Jika dokumen Anda sangat banyak, pecahlah menjadi bagian yang lebih kecil sehingga tidak memenuhi folder sehingga sulit ditutup. Misalnya, awalnya file Anda berkode BP (Business Plan). Dengan bertambahnya waktu, maka subfoldernya menjadi banyak, Pecah saja menjadi folder terpisah: BP2010, BP2011, BP2012, dst
6. Buatlah copy digital. Jika dokumen Anda sudah banyak sekali dan masih diperlukan, sementara tempatnya terbatas, maka buatlah digital copy untuk melonggarkan tempat penympanan dokumen. Ingat, tidak semua dokumen dapat di scan karena ada dokumen yang masih diperlukan bentuk aslinya.
sumber: mindtools.com
gambar: btechinc.com
Mendokumentasikan File
