Untuk mengadakan rapat yang efektif, kita perlu memahami adanya komponen-komponen penyusunnya agar efektif. Secara umum, ada 6 komponen untuk membuat rapat efektif. Komponen-komponen ini bisa berkurang (dalam artian dirangkap / dijadikan satu), namun secara umum semua fungsinya akan ada.
1. T2W – (A.Tujuan, B.Tempat, C.Waktu)
2. Peserta
3. Agenda
4. Peran & tanggung jawab
5. Informasi (pra-rapat) & Tindak lanjut (pasca)
1A. Tujuan.
Di dalam undangan, sampaikanlah tujuan dengan bahasa yang jelas, tidak bersayap dan tidak ambigu. Ulangi lagi tujuan ini saat rapat dimulai untuk mempertegas dan menghidari jika ada yang salah masuk ruangan. Jangankan ruang rapat, kondangan saja kadang ada yang salah masuk kalau pas resepsinya bersebelahan. 🙂
1B. Tempat.
Sebutkan tempat rapat dengan jelas. sertakan nomor telepon lokasi yang bisa dihubungi plus nama penanggung jawab jika diadakan di tempat yang tidak biasa untuk mengadakan rapat. Misalnya, biasanya diadakan di kantor, ini pindah tempatnya di Bogor.
1C. Waktu.
Lebih baik menggunakan jam 00.00 – 24.00 untuk menghindari adanya miskomunikasi yang mungkin terjadi. Lazimnya jam 08.00 diartikan pagi hari, namun kalau diundangannya 08.00 malam lebih baik ditulis 20.00.
2.Peserta.
Gunakan aturan 8-18-1800. Silahkan membaca Manajemen Rapat untuk hal ini.
3. Agenda.
Seringkali agenda hanya disebutkan sebatas garis besar saja, sedangkan detail isinya tidak disampaikan. Jika tidak hati-hati mengelolanya, hal ini bisa menyebabkan rapat melebar topiknya ke hal-hal lain.Berikut adalah contoh agenda sederhana yang merupakan bagian dari undangan yang dikirimkan kepada peserta.
4. Peran dan tanggung jawab.
Bisa jadi dalam beberapa rapat, peran dan tanggung jawab dirangkap oleh satu orang, namun secara umum, peran dan tanggung jawabny sebagai berikut:
Pemimpin rapat: Tugasnya mengklarifikasi tujuan, menyampaikan hasil yang diharapkan, menjaga batasan, lingkup otoritas dan tindak lanjut.
Fasilitator: Memandu diskusi, memimpin proses pemecahan masalah & pengambilan keputusan, bertanggungjawab atas logistik.
Notulis: Mencatat poin-poin penting, ide-ide, keputusan yang dihasilkan dan mengirimkan hasil notulen ke peserta setelah selesai rapat.
Kontributor: Memberikan ide-ide baru, membantu agar diskusi fokus dan tidak melebar.
Pakar: Memberikan pemikiran ahli dari sudut pandangnya.
5. Informasi (pra) & tindak lanjut (pasca).
Informasi pra dibutuhkan untuk kelancaran acara (mengedarkan agenda dan materi pendukung serta melakukan cross check) sementara tindak lanjut pasca (mengedarkan notulensi, mengontak kembali siapa saja yang akan terlibat) dibutuhkan untuk memastikan agar acara tidak berjalan sia-sia.
sumber: dikembangkan dari “Menyelenggarakan Rapat (Pocket Mentor Running Meeting)”
gambar: skroutzondeck.com
Komponen Rapat Efektif
