Overrunning atau presentasi yang melebih batas, baik presentasi offline maupun online, adalah tanda manajemen waktu presentasi waktu yang buruk. Apalagi jika audiens sudah menunjukkan gejala seperti wajah lelah, muka bosan, sering melihat jam, atau sering on/off video dengan alasan ke toilet.
Menurut Gaivin Meikle, salah satu konsultan, Overrunning adalah salah satu keluhan paling umum baik di sektor bisnis maupun komunitas. Hanya sedikit orang yang menghargai pembicara yang gagal menghargai waktu audiens mereka. Jadi, meskipun sesinya menarik, dan banyak yang minta tambahan, sebaiknya dihentikan saja, sesuai dengan waktu yang dialokasikan, karena audiens pasti sudah punya rencana lain setelah sesi presentasi berakhir.
KONSEKUENSI. Apa konsekuensi ketika kita gagal mengelola waktu dan menjadi berpanjang-panjang ria waktu presentasinya?
- Audiens akan ada yang meninggalkan tempat sesuai dengan alokasi waktu presentasinya. Memang tidak semua sih, tapi kit akan bisa melihat tanda-tanda apakah sebagian kecil atau banyak audiens yang mukanya sudah ingin meninggalkan tempat (termasuk presentasi online). Ini adalah hal yang wajar mengingat tidak setiap orang punya alokasi waktu yang longgar. Kadang ada yang diburu-buru untuk meeting selanjutnya. Kadang ada yang mengikuti dua sampai tiga sesi online.
- Apakah dengan melebihkan waktu berarti lebih baik? Belum tentu. Overrun dapat mengakibatkan hilangnya rasa hormat pada presenter dan pada akhirnya akan mengurangi dukungan audiens untuk ide, produk, atau layanan yang kita presentasikan. Bahkan kadang ada presenter yang dengan wajah tak berdosa, setelah melewati waktu satu jam lebih, masih meminta audience untuk mengisi feedback online via mentimeter sambil bertanya sesinya seperti apa. Sayang sekali beliau tidak melihat ekspresi wajah audiens. Atau, memang dia tak mau tahu? Yang penting bahan presentasi selesai.
- Image pembicara dan presenter menjadi buruk dimata audiens. Jika bertemu lagi dengan pembicara yang sama, pasti audiens yang pernah hadir sudah jelek moodnya. Akibatnya materi yang diberikan tidak akan masuk karena sudah ada mental block di audiens gara gara tidak pandai mengelola waktu presentasi. Belum lagi nama penyelenggara, pasti terserat-seret juga terkena dampaknya.
- Sesi tanya jawab di akhir setelah presentasi selesai tidak akan semenarik jika dilakukan di alokasi waktu yang benar. Malah kadang-kadang tidak ada yang bertanya karena sudah ingin segera meninggalkan tempat.
CARA MENGATASI. Nah, bagaimana caranya agar tidak terjadi overrunning?
- Siapkan matang-matang bahan atau slide presentasi yang akan digunakan. Bila perlu tandailah tiap slide dengan alokasi waktu ditetapkan di bagian pojoknya. Jika bekerja sama dengan event organizer atau penyelenggara, pastikan waktu slot berbicara jatah anda. Jika ada perubahan slide/konten, segera kabari mereka agar mereka dapat mengelola waktunya dengan baik. MInta bantuan diberi signal (di tiap topik dalam slide) jika materi Anda melebihi waktu yang dialokasikan. Dengan melakukan itu, Anda akan memastikan bahwa Anda tetap on track selama sesi presentasi dilakukan.
- Jangan isi waktu presentasi 100%. Berilah ruang 10-20% dalam presentasi Anda untuk hal-hal tak terduga, kosongkan. Jadi kalau misalnya waktu presentasinya 30 menit, maka asumsikan presentasi selesai pada 25 menit. Kenapa demkian? Jika anda sering melakukan presentasi, pasti akan paham bahwa akan ada kejadian tak terduga. Misalnya: Ada peserta yang kalau bertanya panjaaaaangg penjelasannya. Atau ngeyel. Atau bisa juga ada problem di slide/proyektor/zoom. Dan, rasanya gak ada yang keberatan kalau kita selesai sedikit lebih awal dari waktu yang dialokasikan.
- Berlatih sebelumnya. Salah satu cara yang bisa digunakan agar tidak overrun adalah dengan berlatih dengan menggunakan timer. Dengan demikian, kita akan tahu kita-kira sampai dimana batas akhir waktu kita akan selesai. Buat beberapa orang in hal remeh, tapi orang tersandung, bukan karena batu besar yang menutupi jalan, tapi batu kecil yang tidak dilihatnya.
- Jam. Sediakan penanda waktu yang bisa Anda lihat sepanjang waktu. Jika Anda sudah membuat flight plan, akan lebih baik lagi. Tapi kadang orang suka lupa, baru ingat saat ditengah presentasi ketika tidak ada jam yang bisa dilihat.
Selamat mencoba, semoga lebih baik lagi manajemen waktu presentasinya.
sumber & gambar: interactive, freepik
