Operations, bagaimana memulainya? Bagian ini adalah bagian pertama yang paling penting, karena asal muasal dari awal dasar operations planning adalah dari hal ini. Hampir bisa dibilang dari berbagai jenis bisnis yang telah dilakukan, semua berawal dari sini. Perlu sedikit dishare bahwa dari pengalaman, bisnis yang bersifat manufacturing, assembly, trading, mining, servicing, semua berawal dari apa yang kita bahas. Mengapa demikian? Mari kita bahas bersama-sama secara perlahan.
Untuk memudahkan pemahaman, kita akan ambil contoh sebuah bisnis trading dan supply spare part yang pernah dilakukan penulis. Contoh ini hanyalah merupakan model bisnis canvassing. Kita bisa saja membuat contoh dalam bentuk bisnis canvas yang berbeda bidangnya. Katakanlah kita akan mensupport tools mekanik ke banyak perusahaan manufacturing atau assembly. Barang atau spare part yang diperoleh bukanlah barang milik sendiri, tetapi merupakan barang dari para raksasa tools dengan berbagai merk dan jenis yang tersebar di seluruh penjuru dunia. Anggaplah ini salah satu sole agent/distributor yang ada di Indonesia. Contoh mudah dalam kehidupan nyata adalah PT. Kawan Lama Sejahtera yang terkenal dengan barang-barang tekniknya. Jadi perusahaan hanya membeli, katakanlah hanya mengimpor, lalu menyimpan di gudang, dan mendistribusikan dengan menjual ke para pelanggan mengikuti kebutuhan. Secara fisik, kita tahu, bahwa Kawan Lama tidak hanya menjual barang-barang teknik secara umum, namun juga peralatan khusus, part khusus teknik seperti bor, insert, dan berbagai jenis cutting tools lainnya. Anda yang memiliki basis teknik tentu lebih mengenal.
Di dalam proses penjualan, kita tidak melihat tentang bagaimana cara menjual, bagaimana membangun strategi marketing, bagaimana melakukan pendekatan ke pelanggan, dan lain-lain. Yang penting adalah melihat dan memahami bagaimana perilaku customer. Perlu sedikit kita pahami, bahwa untuk barang-barang yang bersifat teknis seperti ini, proses kunci dalam sales bukanlah pada proses purchasing, tetapi user dari purchasing. Mereka yang menentukan apakah barang akan dibeli atau tidak. Umumnya, jika dari 0 pertama kali memperkenalkan produk, bisa sampai 2-3 bulan sampai terjadi proses pembelian dari customer. Hal ini karena tipikal part seperti ini membutuhkan tahapan diskusi teknis engineering, pengujian untuk mendapatkan data empiris dan fakta, perbaikan, lalu kesimpulan, baru ada proses pembelian. Setelah itu, masih harus diperhatikan bagaimana karakteristik customer, up and down, seasonal, dan lain-lain. Contoh real, jika anda menyupply part jenis ini ke perusahaan Honda untuk motorcycle, perhatikan karakter umum. Mendekati bulan-bulan puasa atau Lebaran, jangan heran jika permintaan sangat tinggi, namun bulan awal tahun anda bisa leha-leha. Dan di akhir tahun, kecenderungan customer juga naik tapi tak senaik Lebaran. Juga ada kenaikan permintaan ketika ada kondisi musiman, misal jagoan pembalap Honda menang juara dunia. Apapun itu, inilah perilaku customer, anda harus memahami betul perilaku customer. Ya, anda tidak salah baca: perilaku customer.
Mengapa hal ini penting?
Perilaku customer akan mempengaruhi tata kelola semua proses yang terjadi. Apa proses dalam kasus di atas? Proses pendukungnya yang paling terlihat adalah gudang, pembelian, keuangan, impot export, delivery, administrasi, HRD. Nah semua ini akan berdasarkan bagaimana setting kita terhadap proses internal, tergantung karakter/perilaku customer.
Dalam kasus di atas akan banyak pertanyaan yang menjadi detilnya. Berikut ini contoh beberapa pertanyaan yang akan menjadi alasan bagaimana setup berdasarkan perilaku customer akan berpengaruh pada setup proses para fungsi supportnya. Contoh:
- Bagaimana karakter seasonal naik turunnya sales? Contoh yang mudah menggambarkan adalah bukan barang teknik, namun komoditi umum, misal jilbab, jika anda jualan jilbab, maka ada musiman, mendekati bulan puasa akan naik, puncaknya pada saat lebaran dan naik sedikit saat akhir tahun. Awal tahun akan rendah. Nah mirip dengan kasus di atas, bayangkan pada kasus motor, jika terjadi pada part yang harus diimpor. Maka kita akan sibuk di bulan mendekati Lebaran, sibuk pada saat akhir tahun, dan leha-leha pada saat awal tahun. Celakanya jika Lebaran dekat atau bersamaan dengan akhir tahun atau dekat dengan Natal. Mengapa? Karena kita tahu semua, di akhir tahun, selalu ada kecenderungan proses shipping antar negara yang terhambat. Proses inbound lebih lama dan punya kecenderungan biayanya juga lebih mahal. Sama seperti proses distribusi dalam negeri, ada pembatasan saat Lebaran dan Natal. Operations harus berjibaku dengan hal ini.
- Bagaimana leadtime yang dibutuhkan customer? Ini kaitannya adalah leadtime dari vendor, leadtime proses delivery vendor ke kita, leadtime delivery kita ke customer, dan jumlah barang di gudang, terkait juga permintaan musiman, dan figur financial dari barang tersebut seperti masa pembayaran customer, pembayaran ke vendor, jumlah stock yang harus diperhatikan, dan lain-lain. Perhatikan kasus adanya pembatasan di poin 1. Bukankah kita saat Lebaran dan Natal itu unik? Permintaan relatif naik tapi kesulitan dengan adanya pembatasan proses produksi, pembatasan baik kapal maupun pesawat, pembatasan trucking dari pemerintah, hal ini bukankah akan berimbas pada leadtime yang lebih lama?
- Gudang, selain masalah berapa banyak harus disimpan, juga cara penyimpanan, minimal stock, metode handling, dan lain-lain. Katakanlah anda sudah mendisain gudang dengan 200 pcs unit yang harus disimpan. Apa yang terjadi ketika ada permintaan musiman yang naik? Pengalaman penulis di salah satu perusahaan multinational, kenaikan bisa sampai 400%. Lalu apa yang harus dilakukan?
Jadi wajar ya bagaimana perilaku customer ini perlu diperhatikan baik-baik. Dalam beberapa kasus yang kami alami, ada tingkat kesulitan tersendiri ketika jumlah barang atau Stock Keeping Unit, lebih sering disingkat SKU, mencapai puluhan ribu. Perencanaan sehubungan dengan perilaku customer ini adalah nyawa yang akan menjadi driver atau pengendali utama dalam sebuah perusahaan.
Ini adalah contoh singkat bagaimana setup fungsi support itu berasal dari customer. Hal ini yang menyebabkan di perusahaan korporasi, menerapkan apa yang disebut dengan Demand Planning atau Demand Supply Planning sebagai driver/pengerak yang utama di operations karena akan mempengaruhi tata kelola semua proses pendukungnya. Inilah dasar bagaimana setup fungsi support itu harus diperhatikan. Pemahaman atas perilaku customer adalah kunci dasar untuk penetapan operations. Kita akan lanjutkan pada chapter berikutnya.
Terus pantau!
gambar: research-methodology.net
