Mengatur Pola Berpikir dengan Six Thinking Hats

Mengatur Pola Berpikir.

Kenapa, ya, saya sering terjebak dalam meeting dan negosiasi yang bertele-tele? Kenapa komunikasi di antara saya dan klein seringkali rancu? Kenapa klien sering merasa kurang puas dengan hasil kerja yang kami presentasikan?

Kalau tiga pertanyaan itu sering mampir di pikiran Anda, mungkin Anda perlu mempertimbangkan metode komunikasi yang lebih terstruktur, nih. Salah satunya adalah dengan penerapan teori 6 Thinking Hats untuk mengatur pola berpikir.

Simak penjelasan di bawah ini, yuk! Tidak mungkin, kan, masalah seperti ini dibiarkan terus?

Teori Six Thinking Hats

Teori Six Thinking Hats (enam topi berpikir) pertama kali dipopulerkan oleh Dr. Edward de Bono pada tahun 1986. Teori ini membahas bagaimana cara menempatkan diri di perspektif yang berbeda-beda (disebut juga sebagai mengenakan topi yang berbeda-beda) saat memandang suatu permasalahan maupun saat berkomunikasi dengan orang lain.

Apakah Anda masih bingung dengan ungkapan “topi”? Intinya begini: “Mengenakan topi” adalah ungkapan yang digunakan untuk menyatakan “berpikir dengan suatu perspektif”. Sebagai contoh, jika saya mengatakan “Anda harus mengenakan topi merah”, maka saya mengatakan Anda harus “berpikir dengan perspektif yang berkaitan dengan perasaan” (mohon lihat apa arti setiap topi di bawah).

Memangnya apa saja, sih, enam topi tersebut?

1. Topi Merah

Topi merah adalah topi yang melambangkan perasaan emosional. Dengan mengenakan “topi” ini, berarti kita mengambil sudut pandang “perasaan” dalam berbicara, baik itu perasaan diri sendiri maupun perasaan lawan bicara. Perasaan tersebut dapat berupa perasaan sedih, marah, khawatir, maupun senang.

“Topi” ini paling pantas dikenakan saat kita ingin mengenal lawan bicara kita dengan lebih dekat. Sebagai contoh, kita bisa bisa mengenakan “topi” ini saat kita ingin mengetahui kekhawatiran investor terhadap bisnis kita (sehingga kita bisa mengambil langkah-langkah preventif), atau saat kita ingin menambahkan personal touch dalam percakapan dengan klien.

2. Topi Kuning

Topi kuning adalah topi yang melambangkan optimisme dan perasaan-perasaan positif lainnya. Saat mengenakan topi ini, berarti kita mengatur pola berpikir kita agar fokus pada keuntungan-keuntungan yang dapat kita hasilkan.

Kapan, ya, menggunakan topi ini? Topi ini paling bagus dikenakan saat kita ingin memotivasi atau mempersuasi orang lain, misalnya saat kita sedang pitching kelebihan-kelebihan bisnis atau proyek kita ke calon klien. Dengan mengenakan topi ini, kita akan terlihat optimis dan yakin! Calon klien pun akan tertarik, deh.

3. Topi Putih

Topi putih biasa juga disebut sebagai topi “fakta”. Dengan mengenakan topi ini, berarti kepala kita mengesampingkan hal-hal yang subjektif, seperti perasaan dan opini. Kita akan cenderung berfokus pada fakta, data, serta sesuatu yang bisa diperhitungkan secara objektif.

Mengatur pola berpikir dengan topi ini paling tepat dikenakan ketika kita sedang mengambil keputusan atau mengkaji sebuah prospek bisnis. Dengan mengenakan topi putih (yang berarti bersikap netral), pikiran kita akan lebih mudah menilai segala sesuatunya secara lebih objektif. Kita pun menjadi lebih mudah mengambil keputusan yang data-driven, tanpa dipengaruhi siapa pun.

4. Topi Hitam

Bisa dibilang, topi hitam adalah kebalikan dari topi kuning. Jika topi kuning merepresentasikan optimisme, maka topi hitam merepresentasikan pesimisme atau hal-hal yang bersifat negatif.

Lho, kok negatif? Berarti topi ini tidak perlu dipakai, dong?

Tentu saja bukan seperti itu. Di dalam dunia bisnis dan kewirausahaan, terutama yang resikonya tinggi, kita tetap harus mengatur pola berpikir agar semua efek negatif yang dapat muncul. Mulai dari kehilangan uang sampai kehilangan kepercayaan. Untuk bisa memikirkan efek negatif ini, kita perlu menggunakan “topi hitam” yang membuat kita lebih waspada dan cermat.

Kita tentu tidak bisa, dong, menggunakan topi lain untuk menilai risiko yang dapat terjadi. Sebagai contoh, jika kita mengenakan topi kuning dalam kasus ini, maka kita akan cenderung bersikap positif dan membiarkan hal-hal negatif itu terjadi tanpa adanya upaya preventif (sehingga bisa jadi merugikan).

5. Topi Biru

Topi biru adalah topi yang berkaitan dengan alur serta manajemen. Dengan mengenakan topik ini, kita mengambil perspektif yang lebih terstruktur dan jelas. Topi ini paling sesuai dikenakan untuk mengatur flow dan manajemen pembicaraan, seperti misalnya menekankan agenda meeting.

Walaupun terkesan sederhana, topi ini tetap penting, lho. Tahukah Anda? Dengan menjelaskan agenda dan flow meeting di awal pembicaraan, lawan bicara kita akan menjadi lebih fokus. Target pembicaraan pun akan tercapai dengan lebih mudah.

6. Topi Hijau

Topi terakhir adalah topi hijau yang merepresentasikan kreativitas. Anda sedang butuh ide segar untuk permasalahan yang sedang dialami? Cobalah menggunakan “topi” dan perspektif ini. Topi ini adalah topi yang membuat Anda fokus pada alternatif-alternatif solusi yang memungkinkan.

Sekarang, kita sudah mengetahui kegunaan dari setiap topi. Lalu, pertanyaannya, bagaimana cara menggunakan topi-topi ini? Berapa jumlah topi yang harus kita gunakan?

Secara general, Anda harus menggunakan beberapa topi secara berurutan dalam suatu kondisi. Pemilihan topi-topi tersebut harus didasarkan pada langkah-langkah berikut:

Langkah 1: Kenali situasi Anda

Pertama-tama, Anda perlu mengetahui terlebih dulu situasi yang sedang Anda hadapi. Apakah Anda sedang mengambil keputusan? Jika ya, seberapa penting keputusan tersebut dan apa impact-nya? Atau apakah Anda sedang di tahap persiapan presentasi di depan atasan? Atau Anda sedang menyiapkan meeting brainstorming bersama rekan kerja?

Pahami situasi tersebut dan tekankan outcome apa saja yang Anda harapkan. Outcome sendiri adalah hasil atau target yang Anda inginkan.

Untuk memahami langkah pertama ini, saya akan mengambil satu contoh situasi: Anda sedang menyiapkan presentasi yang berisi dua alternatif ide di depan atasan untuk keperluan marketing suatu produk. Presentasi tersebut memuat konsep dasar, pros, dan cons dari kedua ide Anda. Anda sendiri lebih memilih opsi kedua daripada opsi pertama, dan Anda berharap atasan Anda setuju.

Dengan begitu, outcome yang ingin kita capai adalah: Persetujuan atasan.

Langkah 2: Pikirkan langkah-langkah yang Anda harus tempuh

Setelah Anda menentukan outcome di langkah pertama, Anda harus memikirkan apa yang Anda harus lakukan untuk mencapai outcome tersebut di langkah kedua. Tujuan Anda, persetujuan atasan, membutuhkan hal-hal berikut:

1. Anda perlu menunjukkan alasan kuat mengapa atasan harus setuju dengan Anda.
2. Anda perlu menunjukkan bahwa Anda memiliki proyeksi hasil yang realistis dan menguntungkan.
3. Anda perlu menyampaikan ide Anda dalam waktu presentasi yang singkat.

Langkah 3: Pilih topi Anda dan juga urutannya.

Setelah Anda memikirkan langkah-langkah yang perlu Anda capai, Anda bisa memilih topi yang perlu. Mari kita bahas tiga contoh di atas (mohon lihat Langkah 2):

1. Menunjukkan alasan kuat. Untuk mencapai tujuan ini, Anda perlu menggunakan topi kuning (Anda harus bersikap optimis dan menitikberatkan pada keuntungan-keuntungan dari opsi/ide yang Anda bawakan). Cobalah jabarkan keuntungan-keuntungan besar yang membuat atasan Anda tergiur jika ia memilih ide Anda.

2. Proyeksi hasil yang realistis dan menguntungkan. Untuk ini, Anda perlu menggunakan topi putih. Bawalah fakta yang realistis dan perhitungan yang cermat ke dalam presentasi Anda. Dengan begini, atasan Anda akan menganggap bahwa Anda memang seorang pribadi yang data-driven dan dapat dipercaya, tidak hanya sekadar optimis.

3. Ketepatan waktu. Anda perlu menggunakan topi biru. Caranya adalah menetapkan agenda di awal pembicaraan, juga memastikan berapa lama presentasi Anda akan berlangsung. Dengan begini, baik Anda maupun atasan Anda akan aware dengan jumlah waktu yang dimiliki, sehingga poin-poin pembicaraan yang penting tidak akan terlewat.

Setelah memilih topi-topi tersebut, maka Anda harus memikirkan urutan penyampaiannya. Berikut adalah urutan yang dapat dijadikan sebagai contoh:

1. Topi biru – Anda memulai presentasi dengan ucapan terima kasih, penyampaian agenda meeting, dan alokasi waktu per-agenda. Dengan begini, Anda mengatur jalannya meeting dengan efisien.
2. Topi putih – Anda melanjutkan presentasi dengan fakta mengenai situasi yang terjadi saat ini, dilanjutkan dengan fakta-fakta mengenai dua ide Anda.
3. Topi kuning – Anda menjelaskan keuntungan dari dua ide Anda, terutama ide yang Anda cenderung pilih (opsi dua) dengan optimis. Gunakanlah nada yang ceria dan meyakinkan agar atasan Anda terpersuasi.
4. Topi biru – Tutup presentasi Anda dengan tanya jawab serta ucapan terima kasih.

—

Anda dapat menggunakan urutan-urutan yang berbeda untuk situasi yang berbeda. Sebagai contoh, jika Anda sedang berada dalam situasi “menyiapkan meeting brainstorming” dengan rekan kerja, Anda dapat menggunakan topi-topi dalam urutan berikut:

1. Topi biru – Memulai meeting dengan agenda dan alokasi waktu per-agenda yang jelas.
2. Topi hijau – Melanjutkan meeting dengan brainstorming hingga opsi-opsi pilihan (hasil brainstorming) muncul.
3. Topi putih – Melanjutkan meeting dengan menilai setiap opsi yang dipikirkan saat mengenakan topi hijau.
4. Topi kuning – Menilai hasil-hasil positif yang dapat dihasilkan oleh setiap opsi.
5. Topi hitam – Menilai hasil-hasil negatif yang dapat dihasilkan oleh setiap opsi (manajemen risiko).
6. Topi putih – Mengambil keputusan.
7. Topi merah – Menanyakan perasaan setiap pihak terkait keputusan yang diambil, lalu membuat upaya preventif apabila ada pihak yang menyampaikan kekhawatirannya.
8. Topi biru – Menutup meeting dengan kesimpulan yang jelas.

Mudah, bukan? Konsep ini adalah konsep yang sederhana, tetapi terbukti berhasil memberikan outcome yang baik. Tidak hanya mendekatkan kita pada target yang kita inginkan untuk setiap kegiatan, konsep ini juga membuat kita berlatih untuk berpikir secara runtut dan memahami kondisi lawan bicara.

gambar: hellosehat