Berikut adalah bagian kedua 8 Langkah Problem Solving menurut Newman dalam bukunya Problem Solving for Result.
Langkah Problem Solving ke-5: Select the Solution
Tahap ini adalah tahap untuk menentukan solusi mana yang akan kita pilih. Ada beberapa metode yang dapat digunakan, yaitu:
5.1. Toss a Coin
Ini adalah metode paling kuno dengan kemungkinan probabilitas 1:1. Kalau tidak sisi A maka sisi B yang akan keluar. Tidak ada dasar ilmiahnya.
5.2. Solution-Criteria-Generation
Caranya, pertama-tama kita mengambil beberapa alternatif solusi. Kemudian kita lakukan perbandingan diantara sesamanya satu demi satu untuk mendapatkan kekuatan dan keunikan dari masing-masing alternatif solusi. Setalah itu baru dilakukan proses pembobotan.
5.3. Weighting System
bahasa lain untuk metode ini adalah pembobotan. Yaitu dengan memberikan nilai tertentu (bobot) kepada solusi yang ada untuk memberikan gambaran bahwa tiap solusi mempunyai tingkat kepentingan yang berbeda-beda.
5.4. Ease & Effect Matrix (EEM)
Langkah Problem Solving berikutnya yang bisa dijadikan alternatif adalah EEM. Caranya adalah mengelompokkan solusi berdasarkan Ease (kemudahan) dan Effect (efek)nya berdasarkan High, Moderate dan Easy. Maka akan ada 9 kotak yang masing-masing mencerminkan alternatif solusi yang ada.
5.5. Awakashi / Solution & Effect Diagram
Ini adalah kebalikan dari diagram Ishikawa. Kalau pada diagram Ishikawa kepala ikan adalah problemnya, kalau disini menjadi solusinya. Sedangkan di ‘badan ikannya’ berisi efek yang dihasilkan masing-masing bagian.
5.6 IshiCooper Diagram
Diagram ini menggabungkan diagram Ishikawa dan Awakashi. Sehingga secara lengkap kita bisa melihat problem (di sisi paling kanan) dan solusi (di sisi paling kiri) serta diantaranya adalah efek dan penyebabnya.
5.7 Pairs Comparison
Metode ini menguji satu demi satu alternatif solusi antara yang satu dengan yang lain. Sehingga dengan demikian akan di dapatkan nilai relatif paling tinggi setelah proses perbandingan dilakukan.
Langkah Problem Solving ke-6: Plan the Implementation
dalam langkah problem solving pada tahap ini diperlukan kombinasi dari pemikiran yang cerdas dan kreativitas. Gagal pada langkah ini maka akan menyebabkan hasil proses yang telah dilakukan sebelumnya menjadi sia-sia. Beberapa metode yang dapat digunakan dalam tahap ini adalah:
6.1. KISS
Istilah KISS – Keep It Simple, Stupid pertama kali diperkenalkan oleh tentara kerajaan Inggris. Bukan berarti ada prajurit yang bodoh, tetapi akan lebih mudah bila semuanya bisa dijalankan dengan baik dalam kondisi apa pun dengan membuatnya lebih sederhana.
6.2. Tactical Thinking (TT)
TT adalah cara berpikir praktis dengan memperkirakan kemungkinan masalah yang timbul dan mempersiapkan solusinya. Ada 4 tahap dalam TT:
1. Mengidentifikasi permasalahan
2. Mengurutkannya kedalam urutan yang sesuai
3. Mendesain cara mengatasi masalahnya
4. Mengintegrasikannya ke dalam rencana yang lengkap dan terstruktur
6.3 Objectifying the Objective (Objective= Task X + Task Y + Task Z)
Cara ini dilakukan dengan mengajukan pertanyaan seperti: kapan saya tahu kalau target sudah tercapai?
maka jawabannya: kalau A+B+C sudah dilakukan.
6.4. Plan Grid
Plan Grid dilakukan dengan membagi pelaksanaan menjadi beberapa fase yang dilaksanakan oleh beberapa tim. Dengan metode seperti ini bila terjadi gap antara team yang pertama dengan yang akan melanjutkan maka kemungkinan ada hidden waste yang terjadi. dalam Plan Grid harus bisa menjawab pertanyaan 5W 1H. What, Why, When, Where, Who & How
6.5. MOT (Mission, Objective and Task)
MOT adalah metode yang secara struktural menjelaskan tahapan project dari top piramid (Mission) dan membaginya menjadi beberapa Objective untuk kemudian di breakdown lagi menjadi task-task kecil untuk mencapai objective yang telah ditetapkan.
M: berupa pernyataan misi plus tenggat waktu
O: Area dimana tim harus membuat perbedaan. Menjawab pertanyaan: What do we want to be good at?
T: spesifik, terukur, short term (to do list)
6.6. Visualizing the Whole Process
Visualisasi yang dilakukan adalah memvisualisasikan proses secara keseluruhan sehingga dengan demikian bisa diperkirakan hasil dan hambatan-hambatan yang akan ditemui di perjalanan.
6.7. Backward Planning
Metode ini dilakukan dengan menetapkan terlebih dahlu tujuan di masa depan kemudian menarik mundur hal tersebut hingga ke masa kini. Dengan cara demikian maka akan dapat ditentukan aktivitas apa saja yang diperlukan sehingga target di masa depan dapat dicapai.
6.8. Process Improvement
Pada langkah problem solving ini dilakukan dengan mengidentifikasi aktivitas yang berjalan secara bersamaan sehingga kita bisa melihat dimana proses bottle neck akan terjadi.
6.9 Who Cares, Can & Will
Dengan menjawab 3 pertanyaan diatas maka kita dapat mengidentifikasi siapa yang berpengaruh di dalam topik yang kita maksud.
6.10. How/How Diagram
Diagram ini berkebalikan dengan diagram Why/Why
6.11 QUEST – Quick Environmental Scanning Technique
Digunakan untuk membuat strategy perusahaan, menemukan permasalahan dan solusi organisasi. Ada 6 tahap QUEST:
1. Seberapa jauh ke depan kita perlu merencanakan?
2. Apa yang terjadi pada sisi operasional perusahaan selama masa tersebut?
3. Analisa PEST & SWOT
4. Apa yang harus kita lakukan agar tetap sukses?
5. Apa yang kita harapkan agar dilakukan perusahaan?
6. Apa yang kita bisa lakukan? (menjawab gap no 4 dan 5)
Langkah Problem Solving ke-7: Test/Rehearse
Tahap ini sangat diperlukan karena terkadang dalam briefing umum ketika ditanya apakah ada hal yang kurang jelas? Sebagian orang mungkin akan menahan diri untuk bertanya karena jika mereka bertanya akan menunjukkan kekurangkompetenan yang mereka miliki. Karena itu diperlukan tahapan ke 7 ini yang bisa dibagi menjadi:
7.1. Rehearsal
Dalam rehearsal manfaatkanlah dengan sebaik mungkin sehingga setiap detail operasi yang dpercayakan kepada Anda menjadi jelas dan terang. Jika bertanya / membuat kesalahan dalam sesi ini adalah hal yang wajar. Namanya juga latihan..
7.2. Role Play
Tidak ada salahnya Anda mencoba peran yang nantinya akan diperankan oleh customer. Karena dengan berada di sisi yang berbeda Anda akan mendapatkan insight yang berbeda bila anda berdiri di sisi produsen
7.3. Worst Scenario
Dengan membayangkan skenario terburuk yang bisa terjadi, kita bisa membuat rencana cadangan untuk mengantisipasinya.
Langkah Problem Solving ke-8: Action
8.1. Live The Message / Fill the Gap
Proses perencanaan yang panjang pasti melelahkan. Terkadang kita sudah bisa menebak hasilnya bila dijalankan. Namun, perencanaan tidak komplit tanpa pelaksanaan. Pasti akan ada sesuatu yang baru yang bisa mengubah hal yang buruk menjadi lebih baik.
8.2 Give Feedback
Jangan lupa untuk memberi feedback kepada mereka yang kurang tepat dalam proses implementasi. Namun perlu diingat untuk memberi feedback membangun sehingga mereka tidak terdemotivasi.
8.3 Celebrate
Bila project telah selesai, celebrate. enjoy the moment!
sumber: Problem Solving for Result, Victor Newman, Gower Publishing, 1985.
gambar
