Berikut adalah 8 Langkah Problem Solving menurut Newman dalam bukunya Problem Solving for Result.
Langkah Problem Solving 1: Identify the problem
Tahap ini adalah tahap yang paling penting dalam Langkah problem solving karena hasil akhir dari proses ditentukan pada tahap ini. tahap inilah yang menentukan apakah penyelesaian masalah akan di bawa ke utara atau ke selatan. Akan dibuat rumit atau sederhana. Dalam tahap mengidentifikasi masalah ini Newman menyampaikan bahwa penting untuk membuat rumusan masalah yang sederhana – Simple Problem Statements. Karena begitu masalah sudah dirumuskan, maka diperlukan keseriusan dan komitmen seluruh anggota tim untuk melaksanakannya sampai akhir proses.
Langkah Problem Solving 2: Gather data
Langkah problem solving berikutnya adalah mengumpulkan data. Newman memberikan beberapa alternatif metode dalam pengumpulan data yaitu:
2.1. Problem-Mapping (PM)
PM adalah metode pengumpulan data dengan cara membuat model dari permasalahan yang ada. Model yang dibuat sama dengan kalau kita membuat Mind Mapping. Topik utamanya digambar di tengah. Bedanya adalah cabang-cabang yang keluar dari cabang utama adalah trigger / pemicu / penyebabnya. Trigger ini bisa dipecah-pecah ke dalam branches yang lebih kecil dan sederhana.
2.2. Tally Sheets / tick-sheet
Ini adalah metode sederhana yang sudah sering kita gunakan dalam penghitungan suara. Bentuknya berupa matriks dengan kolom paling kiri berisi kejadian yang diamati sedangkan baris paling atas berisi kapan kejadiannya. Kesalahan dalam pengisiannya aan menyebabkan semua kesimpulan yang ditarik akan salah.
2.3. Modelling
Modelling adalah metode pengumpulan data dengan cara memodel kejadian atau mereka-ulang kejadian yang ingin diamati. Kalau Anda sering melihat siaran mengenai bagaimana cara polisi mengumpulkan / menguatkan bukti dengan cara mendatangkan saksi ke tempat kejadian (TKP),.. itulah contoh sederhana modelling.
2.4. Active Database Technique
Adalah mengumpulkan real data secara aktif sepanjang waktu yang diperlukan. Data ini sebaiknya mudah di akses dan kapan pun kita membutuhkan informasi yang lebih dalam kita dapat melakukan braistorming. Untuk data-data yang bukan merupakan data utama, kita dapat meneruskannya ke bagian yang lebih kompeten.
2.5. Competitive Benchmarking
Metode ini memanfaatkan orang / pihak lain yang telah / pernah menyelesaikan masalah yang sama sebelumnya. Yang diamati adalah teknik yang digunakan untuk kemudian disesuaikan dengan kebutuhan kita.
2.6. Pilot
Pilot adalah menjalankan project dalam skala kecil untuk mengumpulkan data yang tidak didapat dari metode pengumpulan data yang sudah ada. Kunci kesuksesan metode ini adalah dengan mengumlkan data hasil pilot sebanyak mungkin dengan waktu, dana dan usaha yang seefisien mungkin.
2.7. Interviewing
Metode ini efektif bila kita benar benar tahu apa yang kita ingin dapatkan dari jawaban para responden dan bukan merupakan jawaban yang bisa dijawab dengan “Ya” atau “Tidak”. Interview dapat dilakukan oleh dua orang interviewer yang mempunyai skill yang sama sehingga bisa saling melengkapi pertanyaan. Dapat pula satu orang bertanya sedangkan satu orang yang lain mengamati tanpa sepengetahuan responden.
2.8. Subject PM
Metode ini lebih kompleks dari 2.1. Untuk menjalankannya minimal diperlukan 3 team A, B dan C. Setelah PM di gambar oleh tim A, maka tim B dan C mengajukan pertanyaan. Kemudian A melengkapi PM yang dibuat berdasarkan masukan dari B dan C. demikian sampai ditemukan PM yang mewakili semua tim.
Langkah Problem Solving 3: Analyze data
Data yang ada kemudian di pilah-pilah sesuai dengan kebutuhan dan kecocokan. Pada tahap ini janganlah buru buru untuk membuat dugaan mengenai jawaban dari permasalahan yang ada. Tahan dahulu. Karena apa yang kita lihat itu adalah cermin dari apa yang ingin kita lihat. Ada beberapa metode yang ditawarkan untuk menganalisis data oleh Newman, yaitu:
3.1. Force Field Analysis (FFA)
Force Field Analysis adalah metoda yang sangat ampuh untuk memperoleh gambaran lengkap yang menyeluruh berbagai kekuatan yang ada dalam isu utama suatu kebijakan juga untuk memperkirakan sumber dan tingkat kekuatan kekuatan tersebut. Detail FFA bisa dilihat disini
3.2. Fishbone Diagram
Fishbone diagram atau Ishikawa diagram adalah diagram untuk menemukan penyebab dari kondisi yang terjadi. Bentuknya seperti tulang ikan.
3.3. Why/Why Diagram
Prinsipnya lebih kurang sama dengan Ishikawa Diagram. Di bagian kepala ikan (pada Ishikawa Diagram) kita ganti dengan Problem Symptom yang ingin kita pecahkan. Kemudian kita mengajukan pertanyaan Why?. dari jawaban tadi akan muncul beberapa jawaban dan kita bertanya lagi Why kepada masing-masing. Hingga akhirnya akan ditemukan akan permasalahannya.
3.4. Influence diagram
Sesuai dengan namanya, Influence Diagram mencoba melihat permasalahan dengan melihat flow proccessnya. Dengan mengtahui flow proccess tersebut akan didapat tahapan mana yang mempengaruhi masalah yang ada secara signifikan.
Langkah Problem Solving 4: Generate solutions
4.1 Traditional Brainstorming
Saat ini, inilah langkah problem solving yang paling banyak digunakan karena kemudahan dan keefektifannya. Biasanya dilakukan dengan maksimal peserta 12 orang. Kemudian sebelum sesi dibuka dilakukan penyamaan persepsi mengenai permasalahan yang di hadapi. Hasil, ide, masukan, pendapat, ditulis di flipchart yang bisa dilihat semua orang. Metode ini cocok untuk open problem yang bisa memberikan jawaban lebih dari satu. Kekurangan: Ada kecenderungan Groupthink
4.2 Creative Silence
Metode ini disebut juga Brainstorming II. Bedanya dengan metode brainstorming biasa adalah ada waktu creative silence (+/-2 menit) untuk menuliskan ide kepada semua peserta. Warna kertas dan bolpen disamakan demi kesetaraan derajat pendapat yang disampaikan. Kemudian dicari kombinasi dan improvement untuk ide yang dihasilkan. Bisa jadi ada tahap 2, 3 creative silence dst untuk menemukan jawaban yang sesuai.
4.3. 6 Thinking Hat
Langkah problem solving ini diperkenalkan oleh De Bono dimana masing-masing orang berperan sesuai dengan ‘warna topi’ yang dikenakan.
Putih: berbicara mengenai fakta dan data saja.
Merah: berbicara mengenai perasaan yang dirasakan
Hitam: berbicara mengenai kegagalan yang akan terjadi dengan apa pun metode yang diambil
Kuning: berbicara mengenai sisi positif ide yang dihasilkan
Hijau: berbicara mengenai think out the box
Biru: berbicara mengenai pandangan dari helicopter view.
4.4. Nominal Group Technique (NGT)
Metode ini mirip dengan Creative Silence, tetapi setelah masing masing melakukan presentasi tidak dilakukan diskusi kelompok. Kemudian, tiap orang -secara individu- melakukan pemeringkatan dari ide-ide yang ada. Ide dengan peringkat yang paling tinggi yang akan digunakan.
4.5. Delphi
Metode ini dikembangkan oleh Rand Corporation dimana masing-masing individu yang terpisah – yang belum pernah bertemu dalam 1 meja diskusi – memberikan masukannya masing-masing. Hasilnya, secara terpusat dirangkum dan kemudian di broadcast kembali kepada masing-masing individu untuk diminta pendapatnya. Hasilnya kemudian di pool kembali hingga ditemukan jawaban yang memuaskan. Metode ini cocok untuk mereka yang terpisah jauh secara geografis.
4.6. Yes And..
Metode Yes And adalah salah satu metode yang baik untuk tidak memupuskan semangat / pendapat yang sebelumnya disampaikan. Ketika terjadi perbedaan pendapat biasanya orang cenderung untuk berkata “Yes, but..” sehingga kesannya pendapat yang di kemukakannya akan lebih baik dibanding yang pertama. Dengan Yes And, maka kesan yang ditangkap adalah kedua pendapat tersebut saling melengkapi.
4.7. Strange / Familiar: Methaphor & Analogy
Langkah problem solving dengan metode ini merupakan metode berfikir kreatif dengan pendekatan yang unik. Jika suatu masalah terdengar aneh (strange) maka dibuat analogy atau metafora sehingga menjadi sesuatu yang mudah. Tetapi jika itu adalah masalah yang mudah (familiar) maka dilakukan analogy / metaphor yang aneh / sulit (strange)
4.8 How To
Ini adalah cara lain untuk mengemukakan masalah dengan cara seperti kita bercerita kepada anak-anak. Biasanya dimulai dengan kalimat “I want to..” kemudian dimetaforakan kepada anak -anak dengan kalimat “It’s like trying to…” Jawaban yang di hasilkan dari pertanyaan tadi kemudian di kembalikan ke kasus awal.
Contoh:
Saya ingin mencari HP saya yang hilang di pasar ( I want to..)
Itu sama saja dengan mencari sebuah jarum dalam tumpukan jerami (It’s like trying to..)
Cara mencari jarum di tumpukan jerami:
1. di pilah-pilah menjadi tumpukan-tumpukan kecil
2. di ayak
3. di beri magnet, dll
Ketiga cara ini kemudian di “kembalikan” lagi ke kondisi semula: HP hilang di pasar. Disinilah serunya, karena akan banyak ide kreatif yang timbul.
4.9 Visualization
Visualisasi kini banyak digunakan tidak hanya sebagai langkah problem solving tetapi juga untuk mempelajari keahlian baru. Memberikan arah serta antisipasi permasalahan yang timbul. Langkah problem solving ini kini banyak digunakan pula dalam bidang personal development, leadership, ekonomi, dll.
Bersambung ke 8 Langkah Problem Solving (2)
sumber: Problem Solving for Result, Victor Newman, Gower Publishing, 1985.
gambar: sixthriver.com
