Membuat Prioritas

Membuat Prioritas

Membuat prioritas adalah salah satu kemampuan yang dibutuhkan saat ini baik di dunia kerja maupun di keluarga. Betapa tidak, saat ini waktu adalah hal yang banyak dicari orang. kenapa?? Karena banyak orang merasa kehilangan waktu. Senin bangun pagi saat hari masih gelap, pulangnya hari sudah gelap. Pekerjaan di kantor sepertinya menumpuk gak habis-habis. Sabtu saat libur badan sudah lelah. Minggu malam adalah hari yang paling berat karena besok akan bekerja lagi.
(+) “Mas, jangan asal ngomong, orang yang mana yang merasa kehilangan waktu? Di dunia ini ada 5 milyar lebih orang?! Jangan sembarangan ngomong mas!!”
(=) “Eit.. eit.. eit, maaf ini bukan obrolan politik ya. Kalo gak mau baca gak apa-apa kok.. Udah sana, minggir.”

Ada pepatah yang mengatakan bahwa, sebenarnya orang tidak kehilangan waktu, tetapi kehilangan prioritas! Ya betul, jika cara kita memprioritaskan benar, maka kita masih akan punya waktu. Dan pengetahuan bagaimana menjalankannya sebenarnya juga bukan barang baru. Sudah lama… cuma sayangnya, kita jarang membaca.
(+) “Waaaaah…. emejing..”
(=) “Lho, ngapain masih disini, udah sana, tadi protes..”
(+) “Terusin mas, saya nyimak.”

Dalam pidato tahun 1954 di sebuah forum besar, mantan Presiden AS Dwight D. Eisenhower, mengutip kata-kata Dr J. Roscoe Miller, Rektor Universitas Northwestern, menyampaikan pendapatnya bagaimana membuat prioritas. Ia mengatakan, “Saya memiliki dua jenis masalah: Masalah yang mendesak dan Masalah yang penting. Masalah yang mendesak, tidak penting. Tapi, masalah yang penting, ternyata tidak mendesak.” hal ini kemudian dikenal sebagai “Prinsip Eisenhower”, sebuah cara untuk mengatur beban kerja dan prioritas.

Eisenhower mengatakan bahwa manajemen waktu yang hebat berarti menjadi efektif sekaligus efisien. Dengan kata lain, kita harus menghabiskan waktu kita pada hal-hal yang penting dan bukan hanya yang mendesak. Namun, harus jelas dahulu perbedaan keduanya:
1. Aktivitas Penting: Adalah aktivitas yang mengarah pada pencapaian tujuan kita, baik itu tujuan organisasi maupun tujuan individu.
2. Aktivitas Mendesak: Adalah Aktiviats yang menuntut perhatian segera. Dan biasanya dikaitkan dengan pencapaian tujuan orang lain yang berhubungan dengan kita. Mereka menuntut perhatian karena ada konsekuensi jika tidak dikerjakan.

Membuat prioritas

Gambar disamping adalah gambar bagaimana membuat prioritas. Yang paling tinggi yang menempati prioritas pertama adalah hal yang penting dan mendesak. Setelah itu berturut-turut turun ke bawahnya ke prioritas 2, dan seterusnya.
Pertanyaannya, bagaimana kita menentukan aktivitas yang penting dan mendesak?
Berikut tips dari majalah Inc online:
1. Sebelum bekerja, tentukanlah daftar pekerjaan hari itu. Tentukan mana yang penting, mana yang mendesak. Pisahkan mana yang akan dikerjakan duluan dan mana yang bisa ditunda.
2. Bobotlah nilai pekerjaannya: Pilih mana yang dampaknya paling besar (pareto) baik untuk diri sendiri, team dan perusahaan. Misal: Jika ada klien datang, maka semua pekerjaan administrasi internal ditunda dahulu. kenapa? Karena klien lebih penting dari pada pekerjaan internal.
3. Jujurlah saat membuat prioritas: Semangat boleh, tetapi kita juga harus sadar kapasitas yang kita miliki.
4. Bersikap Fleksibel: Agar dapat memprioritaskan secara efektif, Anda harus mampu menghadapi perubahan prioritas. Jangan terlalu kaku, asal semua sudah menyepakati tidak apa-apa.
5. Tegas: Ketika ada sesuatu yang sangat penting, maka kita mudah terperangkap dalam pekerjaan itu dan menghabiskan terlalu banyak waktu. Itu baik, namun menghabiskan terlalu banyak waktu pada satu prioritas, akan membuat kita kehilangan mengerjakan hal-hal lain. Di sinilah seninya. Karena itu, kita harus memberi batas waktu pekerjaan meskipun itu penting.

sumber: Mindtools, Inc
gambar: images-free

Penulis: Iwan Pramana
Membuat Prioritas

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *